UM MODELO DE FLUXO AUTOMATIZADO (PARA ASSINATURA DE DOCUMENTOS NO SEI) POR MEIO DO POWER AUTOMATE E SHAREPOINT: um estudo de caso

Vivian Anne Oliveira Ferreira; Daniel  Clarismundo Borges

doi:10.31510/infa.v19i2.1498

Autores

Vivian Anne Oliveira Ferreira Instituto Federal do Rio de Janeiro – IFRJ – Rio de Janeiro – RJ - Brasil https://orcid.org/0000-0002-6776-8191
Daniel Clarismundo Borges Instituto Federal do Rio de Janeiro – IFRJ – Rio de Janeiro – RJ - Brasil https://orcid.org/0000-0002-3186-515X

DOI:

https://doi.org/10.31510/infa.v19i2.1498

Palavras-chave:

gerenciamento de workflow, gestão por processos, power automate, sharepoint, metodologia ágil

Resumo

Na contemporaneidade, a necessidade de automação para agilizar os processos burocráticos dentro da administração pública mostra-se frequente e temos muitas ferramentas, inclusive gratuitas, disponibilizadas no ambiente virtual. Com a proposta de facilitá-los, a Power Plataform da Microsoft consegue gerar fluxos personalizados com suas aplicações, de forma que, até as pessoas mais leigas no assunto, consigam estruturá-los, e manter modelos fixos dessas criações para uso frequente. A proposta deste artigo visa demonstrar um fluxo desenvolvido para a solicitação de assinaturas de documentos na área de faturamento, integrado ao portal SEI! (Sistema Eletrônico de Informações) e criado por duas ferramentas: Power Automate e o Sharepoint, que combinadas promovem o seu funcionamento. O primeiro formata o fluxo e o segundo aciona o seu gatilho. Por fim, o Outlook e Teams recebem essas notificações e promovem ações para o andamento e fechamento desse ciclo de tarefas. Já foi testado e apresentou bons resultados em uma rotina administrativa na esfera pública.

Downloads

Não há dados estatísticos.

Métricas

Carregando Métricas ...

Biografia do Autor

Vivian Anne Oliveira Ferreira, Instituto Federal do Rio de Janeiro – IFRJ – Rio de Janeiro – RJ - Brasil

Possui graduação em Turismo pelo Centro Universitário Augusto Motta (2006). Atualmente é analista administrativa, atuando na Comissão de Valores Mobiliários - Rio de Janeiro (CVM).

Cursando:
Especialização em GESTÃO DE PROJETOS E NEGÓCIOS EM TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO - IFRJ (INSTITUTO FEDERAL DO RIO DE JANEIRO) - 09/2022.

Especialização em LEITURA E PRODUÇÃO DE TEXTO - UFF (Universidade Federal Fluminense) -09/2022.

Daniel Clarismundo Borges, Instituto Federal do Rio de Janeiro – IFRJ – Rio de Janeiro – RJ - Brasil

Bacharel em Sistemas de Informação (Educação) 2021-03-30 | Coordenador Pós-graduação em Gestão de Projetos e Negócios em Tecnologia da Informação (Direção de Ensino) 2022-07-01 | Diretor de Administração (Direção de Administração)

Referências

BRASIL. Ministério da Economia. Sistema Eletrônico de Informação – SEI. [2022]. Disponível em: https://www.gov.br/economia/pt-br/acesso-a-informacao/sei. Acesso em: 10 set. 2022.

HOLLINGSWORTH, David. Workflow Management Coalition The Workflow Reference Model. Winchester: Workflow Management Coalition, 1995. p. 6. Disponível em: http://www.workflowpatterns.com/documentation/documents/tc003v11.pdf. Acesso em: 19 set. 2022.

KOCH, Walter W. Gestão por Processos: da tarefa ao Workflow. São Paulo: Escola do Parlamento, 2016. p. 5. Disponível em: https://www.saopaulo.sp.leg.br/escoladoparlamento/wp-content/uploads/sites/5/2016/02/04_AULA_GIP_WALTER_GESTAO_POR_PROCESSOS.pdf. Acesso em: 20 set. 2022.

MICROSOFT. Outlook. Disponível em: https://outlook.office.com/mail/. Acesso em: 10 set. 2022.

MICROSOFT. Power Automate. Disponível em: https://powerautomate.microsoft.com/pt-br/. Acesso em: 10 set. 2022.

MICROSOFT. Sharepoint. Disponível em: https://www.microsoft.com/pt-br/microsoft-365/sharepoint/collaboration?ms.officeurl=sharepoint&rtc=1sharepoint. Acesso em: 10 set. 2022.

MICROSOFT. Teams. Disponível em: https://teams.microsoft.com. Acesso em: 10 set. 2022.

POWER Automate: como automatizar o fluxo de trabalho. Alfapeople, Barueri, 1 jul. 2021. Disponível em: https://alfapeople.com/br/power-automate. Acesso em: 10 set. 2022.

RADIGAN, Dan. Como usar fluxos de trabalho ágeis para diversão e lucro. Atlassian, c2022. Disponível em: https://www.atlassian.com/br/agile/project-management/workflow. Acesso em: 20 set. 2022.

ROSA, Marcos Roque da; PEREIRA, Eliane Nascimento. Metodologias ágeis no contexto da administração pública: análise de estudos de caso de implementação ágil. Revista do Serviço Público, Brasília, v. 72, n. 2, p. 479-497, abr./jun. 2021. DOI: 010.21874/rsp.v72i2.4310, 0034-9240. Disponível em: https://revista.enap.gov.br/index.php/RSP/article/view/4310/3322. Acesso em: 20 set. 2022. DOI: https://doi.org/10.21874/rsp.v72.i2.4310

SABINO, Ricardo. Microsoft Flow – Integrando com SharePoint e Project Online. In: ML Pro. Blog MLPro. Tatuapé, 15 set. 2019. Disponível em: https://www.mlpro.com.br/blog/microsoft-flow. Acesso em: 20 set. 2022.

SARAIVA, André. A implementação do SEI – Sistema Eletrônico de Informações. São Paulo: Escola Nacional de Administração Pública (Enap); Secretaria de Gestão (SEGES/MP), 2018. p. 01-09. Disponível em: https://repositorio.enap.gov.br/bitstream/1/3455/4/SEGES%20%20Enap.%20SARAIVA%20Andr%C3%A9.%20SEI.%20estudo%20de%20caso.%202018.%20portug%C3%AAs.pdf. Acesso em: 15 set. 2022.

SARMENTO, Anabela. Comunicação Organizacional – impacto da adopção de um Sistema Workflow. In: SOPCOM, 3.; LUSOCOM, 6.; IBÉRICO, 2.; 2005, Lisboa. Anais [...]. Lisboa: Associação Portuguesa de Ciências da Comunicação, 2005. Volume Novas Tecnologias e Novas Linguagens I. Disponível em: http://www.bocc.ubi.pt/pag/sarmento-anabela-comunicacao-organizacional-impacto-adopcao-sistema-workflow.pdf. Acesso em: 19 set. 2022.

SUTHERLAND, Jeff. Scrum: A arte de fazer o dobro de trabalho na metade do tempo. São Paulo: Leya Brasil, 2014. E-book.

VICO, Ronan. Como criar um fluxo de aprovações no Power Automate e Sharepoint – Tutorial Completo passo a passo. [S. l.: s. n.], 20 abr. 2021. 1 vídeo (30min 04 seg). Publicado pelo canal Ronan Vico. Disponível em: https://www.youtube.com/watch?v=y2MHisFflTk. Acesso em: 5 jun. 2022.