UM MODELO DE FLUXO AUTOMATIZADO (PARA ASSINATURA DE DOCUMENTOS NO SEI) POR MEIO DO POWER AUTOMATE E SHAREPOINT: um estudo de caso

Vivian Anne Oliveira Ferreira; Daniel  Clarismundo Borges

doi:10.31510/infa.v19i2.1498

Authors

Vivian Anne Oliveira Ferreira Instituto Federal do Rio de Janeiro – IFRJ – Rio de Janeiro – RJ - Brasil https://orcid.org/0000-0002-6776-8191
Daniel Clarismundo Borges Instituto Federal do Rio de Janeiro – IFRJ – Rio de Janeiro – RJ - Brasil https://orcid.org/0000-0002-3186-515X

DOI:

https://doi.org/10.31510/infa.v19i2.1498

Keywords:

workflow management, process management, power automate, sharepoint, agile methodology

Abstract

In contemporary times, the need for automation to streamline bureaucratic processes within the public administration is frequent and we have many tools, including free ones, available in the virtual environment. With the proposal to facilitate them, Microsoft's Power Platform can generate customized flows with its applications, so that even the most lay people on the subject can structure them, and keep fixed models of these creations for frequent use. The purpose of this article is to demonstrate a flow developed for the document signature request in the billing area, integrated to the SEI! portal (Electronic Information System) and created by two tools: Power Automate and Sharepoint, which combined promote its operation. The first one formats the flow and the second one triggers it. Finally, Outlook and Teams receive these notifications and promote actions for the progress and closure of this task cycle. It has already been tested and presented good results in an administrative routine in the public sphere.

Downloads

Download data is not yet available.

Metrics

Metrics Loading ...

Author Biographies

Vivian Anne Oliveira Ferreira, Instituto Federal do Rio de Janeiro – IFRJ – Rio de Janeiro – RJ - Brasil

Graduated in Tourism from Centro Universitário Augusto Motta (2006). Currently she is an administrative analyst, working at the Securities and Exchange Commission - Rio de Janeiro (CVM).

Studying:
Specialization in Project and Business Management in Information Technology - IFRJ (INSTITUTO FEDERAL DO RIO DE JANEIRO) - 09/2022.

Specialization in TEXT READING AND PRODUCTION - UFF (Universidade Federal Fluminense) - 09/2022.

Daniel Clarismundo Borges, Instituto Federal do Rio de Janeiro – IFRJ – Rio de Janeiro – RJ - Brasil

Bachelor of Information Systems (Education)

2021-03-30 | Graduate Coordinator of Project and Business Management in Information Technology (Education Directorate)

2022-07-01 | Director of Administration (Administration Directorate)

References

BRASIL. Ministério da Economia. Sistema Eletrônico de Informação – SEI. [2022]. Disponível em: https://www.gov.br/economia/pt-br/acesso-a-informacao/sei. Acesso em: 10 set. 2022.

HOLLINGSWORTH, David. Workflow Management Coalition The Workflow Reference Model. Winchester: Workflow Management Coalition, 1995. p. 6. Disponível em: http://www.workflowpatterns.com/documentation/documents/tc003v11.pdf. Acesso em: 19 set. 2022.

KOCH, Walter W. Gestão por Processos: da tarefa ao Workflow. São Paulo: Escola do Parlamento, 2016. p. 5. Disponível em: https://www.saopaulo.sp.leg.br/escoladoparlamento/wp-content/uploads/sites/5/2016/02/04_AULA_GIP_WALTER_GESTAO_POR_PROCESSOS.pdf. Acesso em: 20 set. 2022.

MICROSOFT. Outlook. Disponível em: https://outlook.office.com/mail/. Acesso em: 10 set. 2022.

MICROSOFT. Power Automate. Disponível em: https://powerautomate.microsoft.com/pt-br/. Acesso em: 10 set. 2022.

MICROSOFT. Sharepoint. Disponível em: https://www.microsoft.com/pt-br/microsoft-365/sharepoint/collaboration?ms.officeurl=sharepoint&rtc=1sharepoint. Acesso em: 10 set. 2022.

MICROSOFT. Teams. Disponível em: https://teams.microsoft.com. Acesso em: 10 set. 2022.

POWER Automate: como automatizar o fluxo de trabalho. Alfapeople, Barueri, 1 jul. 2021. Disponível em: https://alfapeople.com/br/power-automate. Acesso em: 10 set. 2022.

RADIGAN, Dan. Como usar fluxos de trabalho ágeis para diversão e lucro. Atlassian, c2022. Disponível em: https://www.atlassian.com/br/agile/project-management/workflow. Acesso em: 20 set. 2022.

ROSA, Marcos Roque da; PEREIRA, Eliane Nascimento. Metodologias ágeis no contexto da administração pública: análise de estudos de caso de implementação ágil. Revista do Serviço Público, Brasília, v. 72, n. 2, p. 479-497, abr./jun. 2021. DOI: 010.21874/rsp.v72i2.4310, 0034-9240. Disponível em: https://revista.enap.gov.br/index.php/RSP/article/view/4310/3322. Acesso em: 20 set. 2022. DOI: https://doi.org/10.21874/rsp.v72.i2.4310

SABINO, Ricardo. Microsoft Flow – Integrando com SharePoint e Project Online. In: ML Pro. Blog MLPro. Tatuapé, 15 set. 2019. Disponível em: https://www.mlpro.com.br/blog/microsoft-flow. Acesso em: 20 set. 2022.

SARAIVA, André. A implementação do SEI – Sistema Eletrônico de Informações. São Paulo: Escola Nacional de Administração Pública (Enap); Secretaria de Gestão (SEGES/MP), 2018. p. 01-09. Disponível em: https://repositorio.enap.gov.br/bitstream/1/3455/4/SEGES%20%20Enap.%20SARAIVA%20Andr%C3%A9.%20SEI.%20estudo%20de%20caso.%202018.%20portug%C3%AAs.pdf. Acesso em: 15 set. 2022.

SARMENTO, Anabela. Comunicação Organizacional – impacto da adopção de um Sistema Workflow. In: SOPCOM, 3.; LUSOCOM, 6.; IBÉRICO, 2.; 2005, Lisboa. Anais [...]. Lisboa: Associação Portuguesa de Ciências da Comunicação, 2005. Volume Novas Tecnologias e Novas Linguagens I. Disponível em: http://www.bocc.ubi.pt/pag/sarmento-anabela-comunicacao-organizacional-impacto-adopcao-sistema-workflow.pdf. Acesso em: 19 set. 2022.

SUTHERLAND, Jeff. Scrum: A arte de fazer o dobro de trabalho na metade do tempo. São Paulo: Leya Brasil, 2014. E-book.

VICO, Ronan. Como criar um fluxo de aprovações no Power Automate e Sharepoint – Tutorial Completo passo a passo. [S. l.: s. n.], 20 abr. 2021. 1 vídeo (30min 04 seg). Publicado pelo canal Ronan Vico. Disponível em: https://www.youtube.com/watch?v=y2MHisFflTk. Acesso em: 5 jun. 2022.